כלים ניהוליים שכל עסק צריך
אחד הרגעים המרגשים ביותר בתהליך הארוך שנקרא "הקמת עסק", הוא הרגע הזה שבו הכל בעצם מתחיל לפעול. הקמת עסק כרוכה בשלבים ארוכים ולעתים מתישים של בחירת תחום, אפיון העסק, השקעה כספית, הליכים בירוקרטיים מול גופים שונים ועוד. לאחר כל אלה – מגיע הזמן בו צריך לצאת לדרך. בין אם הקמתם עסק המציע שירות, מוצר או כל דבר אחר – כדאי להיות מוכנים מראש ולארגן הכל מבעוד מועד, על מנת לאפשר לעסק להתנהל בצורה חלקה. אבל… מה קורה כשלא הכל הולך בדיוק כמו שציפיתם? במצב כזה, כדאי לחזור כמה צעדים אחורה, ולבדוק שבעסק שלכם אכן קיימים כל המרכיבים שיסייעו לכם לקדם אותו ולגרום לו להצליח.
למה כדאי להתייחס כאשר מקימים עסק?
מעבר לתהליך המקדים בו חוקרים ובודקים את התחום, את קהל היעד, את ההיתכנות הכלכלית וכדומה – חשוב למצוא דרכים אשר יגרמו ללקוחות להגיע, לקנות את המוצר או להשתמש בשירות. למשל, כלי ניהולי חשוב ואף בסיסי הוא מרכזיה לעסקים – אשר מאפשרת בעצם תקשורת בין אנשים, לרוב דרך שיחות טלפון.
מרכזיה כזו, המיועדת לעסקים קטנים או גדולים ואף לארגונים אחרים – תאפשר לעסק תקשורת מתקדמת בתוך הארגון ומול הלקוחות, ותהפוך את התקשורת הזו לקלה ופשוטה הרבה יותר. קיימים כיום מגוון סוגי מרכזיות, וחברות שונות מציעות מרכזיה על פי סוג העסק ומה שמתאים לו – מוקדי שירות, ארגונים גדולים, עסקים פרטיים קטנים ועוד. בכל מקרה, מרכזיה תהפוך את ההתנהלות היומיומית של העסק ליעילה הרבה יותר, ולכן כדאי לשקול להשתמש בה כבר כצעד ראשון עם פתיחת העסק.
באילו כלים ניהוליים נוספים כדאי להשתמש?
לאחר שעניין התקשורת מבוצע על ידי מרכזיה ובכך העסק מתנהל בצורה חלקה, כדאי לחשוב על כלים נוספים וחשובים לא פחות אשר יסייעו לקידום העסק. לדוגמא:
- תכנית עסקית – אחד הכלים הבסיסיים והחשובים ביותר. פעמים רבות בעלי עסקים פועלים מתוך אינטואיציה, מתוך אהבה לתחום בו פועל העסק ומתוך אמונה ש-"דברים יסתדרו". מבלי להמעיט בחשיבות האינטואיציה, חובה להכין תכנית עסקית מסודרת – אשר תכלול בתוכה מרכיבים כמו פירוט המוצר או השירות, סקר שוק, אפיון הקהל הרלוונטית, תוכנות ומחשוב אשר כדאי להשתמש בהם בעסק ותחזית פיננסית – שתתייחס להכנסות וההוצאות העתידיות של העסק, ותראה האם בכלל יש לו היתכנות כלכלית.
- מערכת לניהול מכירות – קיימות כיום מגוון מערכות מהסוג הזה, בין אם אונליין באתרים מסוימים, דרך אפליקציות ותוכנות או אפילו בשיטה הישנה והטובה – יומנים ופתקים (שכנראה יתאימו יותר לעסק קטן). בכל מקרה, עסק מבוסס תמיד על כמות המכירות שקורות בו – ולכן מערכת כזו עשויה מאד להקל על התחום, לקשר בין לקוחות פוטנציאליים למכירה האפשרית – ולממש אותה.
- נהלי עבודה – לכל עסק רציני צריכים להיות נהלי עבודה מוגדרים, אשר יהיו ברורים לכלל העובדים – החל מהעובד הזוטר ביותר ועד למנכ"ל. הגדרת נהלי עבודה תבטיח התנהלות חלקה.
- פרסום ושיווק – זהו תחום גדול בפני עצמו, המצריך אפיון של השירות או המוצר, אפיון והגדרת קהל היעד וכדומה. על אף ההשקעה הכרוכה בכך, הצלחתו של עסק תלויה כיום בעיקר בשיווק מוצלח ובפרסום – מאחר ובלי אלה, לקוחות פוטנציאליים פשוט לא ידעו על קיומו ולא יגיעו אליו.